業務プロセスの自動化はスタッフ部門の為ならず!

~スタッフ部門の社内変革へのチャレンジ~

RPAを導入して業務プロセスの自動化を図り生産性向上を図りましょう!というキーワードが出始めて数年が経過しようとしています。スタッフ部門の生産性向上は高度成長時代から企業としての大命題であり、歴史的に取り組んできていることです。ただ、RPAを中心とした業務プロセスの変革は単なるスタッフ部門のためでなく、全社変革、DX推進につながる取り組みになる可能性をもっています。本記事では、このことについて触れていきたいと思います。

業務プロセスの自動化へのチャレンジが社内変革をもたらす理由

本社スタッフ部門の業務プロセスの自動化

本社スタッフ部門の業務は縁の下の力持ち的なものが多く、転記・集計・入力・確認等の基本オペレーションのもとに、定型化したものが多いです。これがRPAなるツールが適しているといわれる所以でもあります。

一方、これらの情報は現場を担当している部門より発生し、本社スタッフ部門にて処理をした情報の活用は経営に携わる方々にわたるので、データや情報の通過地点である場合も少なくありません。そうするとRPAを使って自動化の設計をする際に、前工程・後工程の業務プロセスをみて全体で最適化、効率化を図る形となります。従って、結果的に自部門だけにとどまらず他部門と一緒に改善を進める部門横断タスクとなります。

また、業務を支えるシステムが30年以上前にできた、いわゆるレガシーシステムで、つぎはぎでできているためにシステムの全容を把握する人間がおらず、結果的に社員が多く介在し、数多の業務プロセスを支えていく必要性に駆られていることはありがちなことです。従って、その業務プロセスを自動化して効果を出すこともできますが、システム自体を刷新すればプロセスそのものが不要になるということもありますので選択肢はいろいろ浮かび上がってきます。

「RPAへの期待値が大きいこと」が目線を会社全体に向かせる

RPAはデジタル技術を使って業務プロセスを抜本的に改善するツールだと多くの経営陣がマスメディア、SNSなどからの情報で頭の中に入っており、大きな成果を創出することが期待されます。

もちろん、200人が取り組んでいる業務プロセスを半減できたり、50人が取り組んでいる業務プロセスをゼロにできたりするような仕組みであれば、その部門単独でも期待に応える成果がだせますが、意外とあるタスクチームの取り組んでいる2~3の処理が適用できる程度が一般的かと思います。つまり、個々の効果はそう大きくなく、積み重ねによって効果を最大化させていく必要があるということです。

こういった積み重ねの中で、プロジェクトチームにて新たな発見として共通認識されると、もっと大きな効果を創出しようとして、範囲を広くみたり原因の深堀をしたりする活動が進み、予期せぬ効能として、全社的な視点での効果が高い改革プロジェクトの必要性が見えてくるのではないでしょうか?

その発見をもとにどう判断し舵取りするかは企業それぞれで違うと思いますが、RPAはある意味改革を支えるデジタルツールであるとともに、改革を刺激し誘発するカンフルツールにもなっているのではないかと思います。みなさんの会社ではいかがでしょうか?

RPAだけでない業務プロセスの自動化を支える仕組み

本社スタッフ部門の人たちは、日々生産性の向上を求められている組織であり、社員一人ひとりも仕事の簡素化には貪欲に取り組んでいますので、随所へ様々な仕組み仕掛け作りにチャレンジしているものです。

少し、自社の取り組みを紹介しますので、イメージを具現化してもらえればと思います。

Power Queryでデータ集計し、以降RPAで自動化する

Power QueryRPAについては、ネットでも様々な取り組み事例が出ていますので、個々の特徴や理由を詳細に記載するのは割愛します。本記事では、自社においても、これらのツールを使い分け、一連の業務プロセスを自動化しています。

一言でいえば、データ集計のプロセスをPower Queryで実装し、それ以外は基本RPAで実行するといったように2つのツールを使い分けて活用しています。これには、大きく2つの理由があります。RPAで全体を実装すると複雑かつ処理時間も結構必要としますので現実的な解とはならず、むしろデータ集計に本領を発揮するPower Queryとの組み合わせで、スムーズに処理を回せるようになる点がひとつです。もうひとつは、Excelのマクロを駆使している社員は本社スタッフ部門には結構いるのですが、属人化しがちで、且つやはりスキルもいるという課題があったからです。

Excelのマクロからの脱却

Excelのマクロは便利ではありますが、自分で1から作るのは難しかったり、過去に誰かが作ったものだと、プロセス変更で直したいがどう直していいかわからなかったり、マクロ挑戦に大きな壁があるのも事実です。

そこにPower Queryが登場し、プログラミングのスキルがなくても、マウス操作中心で誰もが作れるようになりました。また担当者が変わっても作成ロジックがわかるようになっていますので作成者以外でも容易に変更ができます。

そういった意味では、定期的にExcelでデータ収集・整形・加工をしている人に最適なツールとなっています。前述の通り、RPAとの相性もよいです。現在自社ではPower Queryがブームとなりつつあります。

レガシーシステムの刷新で自動化 ~プロセスレス化~

老朽化しているシステムが残っているため、そのインプットのための業務プロセスが存在していることは多々あります。恰好のRPA対象プロセスです。しかし、前述の通り、そこだけに目を向けて対処を考えるのでなく、特にレガシーの場合、同様の課題、そのための業務プロセスが幾多あることが少なくなく、全社DXを推進するための1歩としてレガシー刷新は大きな施策でもあります。

今回のテーマでもある「業務プロセスの自動化はスタッフ部門の為ならず!」のように、ツールを部門でどう使いこなすかということでなく、全社視点で業務プロセスの最適化を考えてみましょうというのが、RPAが投げかける隠れたメッセージなのではないかと考えたりします。新しい業務プロセスでは、そのプロセスはなくなる(プロセスレス化)ことも少なからずあるのではないでしょうか?

まとめ

「RPA は、本社スタッフ業務プロセスの自動化を狙ったスタッフ部門プロジェクトである」ということは、実際にやってみるとそこだけに留まらず、結果的に全社変革プロジェクト、全社DXプロジェクトになる場合は、多くみられるのではないでしょうか?
または、RPAプロジェクトをやり始めて、または一部稼働しはじめて気づくのではないでしょうか?

昨今、RPAが全面にでることが少なくなったのは、RPAの価値が下がったわけでなく、RPAの適用領域や、全社全体の改革が推進してきたあらわれではないかと思う次第です。

ちなみに自社では一部RPAが先行し、少し遅れて基幹系のレガシー刷新プロジェクトをスタートさせて新たなプラットフォーム基盤が整備されました。その結果、一部適用していたRPAはサンセット(プロセスレス化)しています。

業務プロセス自動化

未来への挑戦:業務プロセスの自動化

社内DX実践として「本社スタッフ部門と営業・開発部門との協働で生産性向上を目指した業務プロセスの自動化」をご紹介しています。

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