業務プロセスの自動化

エクサには、営業業務に係るプロセスオーナーとして運用策定/品質向上と健全なビジネス遂行を担うビジネスオペレーションという部門があります。ビジネスオペレーション部は、この他に調達の主管、及び営業＆開発のビジネス関連業務サービスのサポートを担っています。

この部門は「調達領域/営業＆開発のビジネス関連業務の領域において、信頼されるアドバイザーとして常に変革を意識しながら、高品質で生産性の高い サービスを提供すると共に、社内外のお客様満足度向上に寄与する」というビジョンを掲げ、継続的な成果をあげ会社に多大な貢献をしています。

今回は、ビジネスオペレーション部において５年前にRPAに着目し、業務プロセスの自動化による生産性向上に取り組み、継続的に成果を創出している内容に関してご紹介します。

２つの取り組み事例

1. RPAツールによる業務プロセスの自動化への挑戦
2. データ集計ツールとRPAとの組み合わせでシステム最適化への挑戦

２０１８年から、RPAによる業務プロセス自動化の検討がスタートし、５つの業務プロセスを順次自動化しました。この取り組みの成果は、本社スタッフ部門の生産性向上だけでなく、前/後工程である営業・開発部門の入力工数を中心としたいくつかのプロセスを簡素化し、全体の生産性向上に寄与しています。

その生産性向上の効果に関しては、業務プロセス単位で若干の違いはあるものの６５％～８０%の作業時間削減の成果を創出しています。

稼働後にひとつの業務プロセスシステムをサンセット致しました。効果は上述の通り創出できましたが、２０２１年度に、基幹レガシーシステムを刷新した際に、そのプロセスそのものをしなくてもよい設計にしました。いわゆるプロセスレスで更なる効果が創出できました。

業務プロセス全体の生産性向上を支えるべく、ツールは最適なものを組み合わせて実装しています。

特に、データ収集・整形・加工の処理は、Excelマクロが主流ですが、プログラミングスキル、変更容易性の観点で壁があるので、マクロからの脱却を図るべく、Power Queryを採用しました。

マウスやショートカットキー中心の操作で、誰でも設計し実装できるので、適用領域は幅広くなります。