CPQ(部品組合せ仕様・価格算出・見積作成)ツール Tactonセールスコンフィグレータ

Tactonセールスコンフィグレーターの活用で見積作成時間を1/4に短縮

リョービMHIグラフィックテクノロジー株式会社様【導入事例】

タイムリーなお客様対応による“攻めの営業”を実現

リョービMHIグラフィックテクノロジー株式会社
  • 課題

    合弁会社の新ブランド印刷機見積作成業務の効率化、標準化

  • ソリューション

    Tactonセールスコンフィグレーターを導入

  • 効果
    • 経験や商品知識の差に関係なく、すべての営業担当者が正確な見積を迅速に作成可能
    • 見積作成時間が以前の1/4に短縮
    • 関係部門や上司の見積内容精査の手間と時間が削減され、見積リードタイムが大幅に削減

見積作成のスピードアップに加え内部統制強化の観点からも標準化が急務

RMGT様は合弁会社設立にともなって、リョービ様と三菱重工印刷紙工機械様が手がけてきた印刷機を2015年9月に新ブランドの「RMGT」に統一。四六全判から菊全判、A全判、B2/A2、菊四、A3縦まで、広範なサイズに対応した商品ラインナップを整えました。
しかし、もともと異なる文化をもつ2社の業務を、現場レベルまで統合するのは容易なことではありません。「見積」も大きな課題となった業務のひとつです。
同社 営業本部 東日本支社 東日本営業部 東京営業二課長の森岡 正一氏は、「例えばリョービと三菱重工印刷紙工機械の印刷機では、同じ機能でありながらまったく違った呼び方をしていたり、価格表や仕様書など商品の基本情報のフォームも異なっていました。お互いの商品に関する知識や情報がまだまだ不足している面もあり、営業現場では見積作成に多くの時間と人手を要していました」と話します。
また、各営業担当者がMicrosoft Excelなどのツールを使って個別に見積書を作成していて、現状の見積業務も十分なレベルの合理化や標準化を実現できていませんでした。こうした見積ノウハウの属人化は、重大なミスを発生させる原因にもなりかねません。
例えば中型から大型のオフセット印刷機では、搭載できるオプション機能(特別仕様)が排他関係となるものがあります。経験が浅く、商品知識が十分ではない営業担当者は、両立できないオプション機能を提案に組み込んでしまうミスを起こす可能性があり、関係部門や上司の確認に多大な手間と時間がかかっていました。
「したがって見積作成を単にスピードアップするだけでなく、内部統制を強化するという観点からも、その業務プロセスや関連する帳票類の標準化を図ることが喫緊の課題でした」と森岡氏は話します。

プログラミング、カスタマイズ不要
優れたメンテナンス性が選定の決め手に

こうした営業本部の危機意識の高まりを受けて2014年12月、見積業務を標準化するシステムの導入に乗り出したのが、同社管理本部 企画管理部の担当課長である山野 健作氏です。確実な成果を短期間で示す必要があるという状況下でさまざまなソリューションの検討にあたり、最終的にエクサが提供するTactonSystems 社のTactonセールスコンフィグレーターの採用を決定しました。
Tactonセールスコンフィグレーターは、多様なオプションや条件の組み合わせからなる個別受注商品を引合い早期から支援する“攻めの営業”のためのプラットフォームです。標準機能として見積書や仕様書、社内向けの発注帳票などのドキュメントを自動生成する機能を実装するとともに、見積を出す際に上司の承認を得るワークフロー機能まで備えているのが特長です。Tactonセールスコンフィグレーター選定の決め手となったポイントとして、山野氏が一貫してこだわったのがメンテナンス性です。
「仮に見積作成そのものはスピードアップできたとしても、もとになる商品情報や顧客情報などのマスターをメンテナンスするために、特別なスキルを必要としたり、多大な工数を取られたりするのでは意味がありません。Tactonセールスコンフィグレーターは、機械仕様データや価格データをMicrosoft Excelで作成して登録することができて、特別仕様などの多岐にわたる選択項目を考慮しなければならない詳細な排他制御についても、効率的なルール登録ができ、プログラミング不要で設定することが可能です。また、標準機能が充実しているため、各種パラメーターを設定するだけで、カスタマイズを行わずに使用することができます。これならベンダーやIT 部門の手を借りずにユーザー主導で運用していけると判断しました」
Tactonセールスコンフィグレーターの導入決定後、パッケージへのカスタマイズは原則として行わず、業務をパッケージの機能に合わせるという方針の下で、営業部門の喫緊の課題とニーズに対応する業務プロセスの設計を約2カ月間、その後のTactonでの実装を約3カ月間で完了し、新しい見積システムの稼働準備を整えました。
加えて山野氏が強調するのは、グローバル展開が容易なシステムである点です。
「今回のプロジェクトにゴーサインを出すにあたり、営業部門の責任者から念を押されたのは、『第一歩として国内から導入を始めるのは構わないが、早期に海外営業部門にも展開すること』ということでした。その意味でも全世界300社以上の導入実績があり、多言語・多通貨対応可能なTactonセールスコンフィグレーターには、大きな安心感がありました」
10年以上の時間をかけて研究開発を重ねてきた最先端のシステムとして、グローバルなデファクト・スタンダードのポジションを固めているTactonセールスコンフィグレーターの実績を高く評価したのです。

山野 健作氏

管理本部 企画管理部
担当課長
山野 健作氏

森岡 正一氏

営業本部
東日本支社
東日本営業部
東京営業二課長
森岡 正一氏

北垣 暁弘氏

営業本部
東日本支社
東日本営業部
新潟営業所長 兼 福島担当
北垣 暁弘氏

見積作成時間を従前の1/4に短縮、見積内容精査の手間、時間も削減され、見積リードタイムが大幅に短縮

2016年4月、Tactonセールスコンフィグレーターをベースとした見積システムが稼働を開始しました。
まずは菊全判オフセット印刷機のRMGT 10シリーズの国内営業のみを対象とした限定的なスタートですが、出だしとしては上々です。「プロジェクトの初期段階はエクサに多くの助言や協力をいただきましたが、その後のマスターの定義や価格改定などのメンテナンス、システム運用は社内スタッフのみで行っています。ノンプログラミング、ノーカスタマイズで利用できるTactonセールスコンフィグレーターのメリットを自分たちなりに消化吸収することができました」と山野氏は手応えを示します。
実際、Tactonセールスコンフィグレーターは見積作成業務に大きな変革を起こしつつあり、同社 営業本部 東日本支社東日本営業部 新潟営業所長 兼 福島担当の北垣 暁弘氏は、「利用を開始してからまだ日が浅いため個人的な評価ではありますが、見積作成に要する時間は以前の1/4に短縮されました。また、オプション機能を選択する際の排他制御も入力画面上で自動的に行われるようになり、ミスが排除されたことで、経験や知識の差によらず誰が算出した見積金額にも信頼が持てるようになりました」と話します。
山野氏としては当初、見積業務の効率化の目標として、1/2程度の時間短縮を想定していたそうです。すなわちTactonセールスコンフィグレーターは、期待を大幅に上回る効果をもたらしました。
さらに、オプション機能選択に関するミスが排除されるようになったことで、企画管理部門、設計部門や上司による見積内容精査の手間と時間も削減された結果、見積リードタイムの短縮が実現しました。「お客様から依頼のあった仕様に対して、その日のうちに正確な見積結果を回答するといったタイムリーな対応が可能になりました。会社で見積を作成する時間を短縮できた分、お客様を訪問する営業活動時間を増やして、営業力の強化を図っていきます」と北垣氏は話します。

Tactonセールスコンフィグレーターによる見積システム機能概要

全シリーズ対応を早期に実現
多言語・多通貨対応機能を生かしたグローバル展開も

こうした見積システムは商品情報と深くかかわるため、設計システムなどと足並みを揃えて構築することがよくあります。しかし、RMGT様は今回、あえて全社システムから切り離した営業部門独自の取り組みにこだわりました。山野氏は「仮に他部門と連携しながらシステム構築にあたっていたとしたら、お互いの利害関係や相反する要件の調整に苦労するばかりで、プロジェクトは思うように進まなかったかもしれません。営業部門が抱えている課題やニーズに特化し、限られた人的リソースで達成可能な目標を明確に絞り込んで取り組んだからこそ、この導入プロジェクトは成果を得ることができました」と話します。もちろん将来的には、設計システムや受発注システムなど基幹システムとの連携を図る必要が出てくることも想定済みですが、それまでは営業部門特化型のシステムとして、今の勢いを持続しながら拡張を進めていく計画です。

山野氏、森岡氏、北垣氏

左から山野氏、森岡氏、北垣氏

「すべての営業担当者が正確かつ迅速な見積作成を支援する見積システムを使いこなすことで、お客様に対して、採算の取れた適正な見積をもとにしたご提案が常にできるようになり、さらに社内に対しては、誤った発注にともなうお客様のご要望とは異なった仕様での生産を防ぐ効果も期待できます。できるだけ早く、見積システムをRMGTブランドの全シリーズに対応できるようにして、営業担当者だけでなく、社内関係部門から信頼される会社のコアとなるシステムのひとつに発展させていきたいと考えています」と森岡氏は話します。すでに同社の売れ筋商品であるA全判オフセット印刷機のRMGT 9シリーズへの対応が終わり、引き続いて、他のシリーズへの展開が進んでおり、見積システムのベースであるTactonセールスコンフィグレーターの利用範囲は着実に広がっています。
また北垣氏は、営業担当者の視点から、「さまざまな見積作成の過程で、高頻度で行われている特別仕様の情報を履歴として残し、システムを介してすべての営業担当者が共有できるようにしてほしい」というアイデアを提示。「最前線で活動している営業担当者が持っている一番“旬”な情報を水平展開することで、お客様へのより良い提案につながっていくはずです」と話します。
さらに、お客様先でも概算見積を行えるようにするタブレット端末の導入や、当初からの目標である海外営業への展開にも乗り出す計画です。Tactonセールスコンフィグレーターでは見積書や見積仕様書などのドキュメントが各国語、各国通貨でほぼリアルタイムで自動生成され、国内と同様に海外でも正確で迅速な見積作成が可能で、グローバル市場での競争力強化に大きく貢献することが期待されます。RMGT様の見積システムは、営業活動の中核として発展を続けていきます。

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