販売管理の効率化を実現する商品情報管理とは？

2020.07.13 株式会社エクサ

日本市場において、BtoBビジネスを展開する代表的な業界ば製造業と言えるのではないでしょうか。

中でも、精密機器や工業製品、住宅設備などを取り扱う企業の場合、商品数や構成する部品が複雑な上、販売経路に関しても「卸」「流通」「取引先」「販売店」や、「モール」「BtoB EC」」と言った「オンライン型マーケットプレイス」など商品販売に携わる関係者や形態も多岐に渡ります。

一方、買い手側（顧客企業）の購買行動は急速にデジタル化が進んでいるのも事実です。商品情報の調査から比較・社内検討など、購入直前までのプロセスがオンライン情報に基づいて進む傾向が強くなっています。そのため、サプライヤー（供給者）側は、自社の商品情報を見つけてもらうところから比較検討や販売に至るまでのプロセスをオンライン上で展開できるかがが重要な評価ポイントであると言えるでしょう。

そこで、本記事では、販売管理の効率化と商品情報管理プラットフォームが担う役割についてご紹介します。

そもそも販売のプロセスとは？

取り扱い製品そのものの構造がシンプルであるほど、ある程度その販売プロセスもシンプルになります。構成される部品や価格、在庫や納期など、関連する情報も少なくプロセス全体も管理しやすくなります。ただし、実態はそう簡単ではありません。

製品構成にはサイズや色、スペックの違いによるバリエーションが存在し、複雑な構成を持つ製品は多種多様なオプション品や関連製品を組み合わせることで成立するものも存在します。これらの製品情報をきちんと管理するだけでも、製品点数を多く持つ企業にとっては大変な作業であり、住設メーカーなどでは天文学的な数字になることも珍しくありません。

一方で販売プロセスを見てみると、製品情報を整備するだけでは解決しない「いくつかの課題」が存在します。参考までに部品メーカーや組み立て製造業における販売に至るまでのプロセスを見てみると、以下のような流れになるのではないでしょうか。

＜製品・商品の発見から見積もりの依頼>

カタログやWebを通じて、顧客企業が製品・商品情報を確認
取り扱い可能な販売店（取次店）に関心のある製品・商品について問い合わせを入れる
販売店がクライアントを訪問または連絡をとり具体的な要件を確認

＜見積もりの作成から回答＞

確認した情報に基づき製造元の営業担当者に連絡し見積を依頼
製造元の設計部門と製造部門が部品や工程の状況から製造可否や納品期日の判断
営業担当者が部品・製造コストから原価計算を行い、見積明細書や製品仕様書の作成を実施
これらのプロセスを経て、販売店に回答
販売店は販売手数料を加えた見積書を作成し、製品仕様書と共にクライアントに提出

これらはほんの一例ですが、多くの企業で非常に手数が多く複雑なプロセスとなっています。そのため、いくつか共通の課題が浮き彫りになっています。

見積回答までに時間がかかる

製品を特注するようなケースでは、販売店、営業、設計、技術、製造など関係部署との調整に時間がかかります。この点はやむを得ないとしても、登場人物が増えるほど、取り扱う情報量も増えていくため、正しい情報が管理されていることが重要になります。部門ごとに必要となる情報の種別も異なるため、正確さに加え目的に応じて適切な情報がタイムリーに取り扱える必要があります。

また、単に販売に必要な情報ばかりでなく、不良率や返品・交換記録、納期に関する情報なども時として販売時に重要な情報になります。システムや業務担当者が異なることで、これらの確認のためにも時間がかかり、見積回答の所要時間に加算されていきます。

見積から受注や生産、出荷、保守までのフロー全体が把握しにくい

顧客企業に製品が届くまでには、製造から販売・出荷に至るまで、部門をまたがってプロセスが処理されます。そして、ここで扱われる情報は販売管理で使用する関連情報としてとても重要な情報が含まれます。

カタログに掲載されていても、実際は材料の仕入れが遅延しているため納期が確約できないケースや、改良版のリリースが間近に控えていると言ったケースなど、製品掲載以降に状況に変化が生じていることが多々あります。実は製品・商品を販売する上でこれら「今を知る」情報はとても大切です。

そのため、販売管理システムには納期状況や在庫状況も含めた商品関連情報が集められ常に更新されていることが望まれます。

実際には、これらの関連システムは単独に設計されていることが多く、関連する情報も散在しているため、人手を介した手作業が必要であったり、「納期確認」「仕様書確認」「見積書構成確認」などそれぞれ異なるプロセスを経て確認作業を行なっていたりするケースが多く見られます。

商品情報管理ソリューションのPIMとは？

これらの課題に対する1つの解決方法として統合型の商品情報管理システムを構築する方法が考えられます。ここで注目されているソリューションに「PIM」があります。

PIMとは「Product（商品や製品）」「Information（情報）」「Mamangement（管理）」の頭文字を取ったもので、商品情報を幅広く取りまとめて統合的に管理し、Webサイトの商品情報や取引先ポータル、オーダー用のタブレットアプリなどに情報を供給したり、商品カタログや各種ブローシャーなどを作成する際に使用される商品詳細情報のマスターとして利用したりすることが出来ます。

商品毎のオプションやバリエーションなどの派生商品の関連性を管理したり、海外輸出品目であれば「多通貨」や「輸出規制」などへの対応、販売店や取次店など複数の商流を持つディーラーポータルでは「店舗別の価格設定」や取り扱い商品の制御をしたりするなど、商品にまつわる情報を一元的に管理することで、販売プロセスにまつわる多くのサービスを一元的に管理することが可能になります。

今後求められる販売管理とは？

多くの企業がデジタルトランスフォーメーションを目指し、情報やプロセスのオンライン化を進めています。そうした環境下ではり、販売管理システムの役割には大きな変化が求められています。

商品販売にかかわる工数やリードタイムを大きく短縮すること、見積の精度を高めクライアントの多様化するニーズに対応できることは重要です。

ただ、今の時代ではクライアントが「必要とするタイミング」で、「必要とする情報」を、「自分自身で見つけ出せる」ことが最も望まれています。そのため、Webサイトや専用アプリ、オンラインメディアなどを効果的に活用することで、商品情報を自由に探索でき、構成情報や取り扱いの留意事項など顧客自身である程度判断できる環境をオンラインで整備しているのです。

つまり、これからの製造業は優れた商品を作るだけではなく、それを必要としているクライアント企業にとって、適切な情報がいつでも届けられるオンライン環境を用意し、クライアント自身で判断できる材料を提供することが必須となります。これこそが企業の信頼へとつながります。