OpenText™ Media Management機能紹介

リードエンジニアブログ『OpenText™ Media Managementのススメ』
第2話 OpenText™ Media Management機能紹介

今回は、OpenText Media Management(以下Media Management)の機能について深堀していきたいと思います。

前回のブログはこちら↓

前回、DAMの中でもMedia Managementはアセット管理業務に必要な気が利く機能が揃っている製品で、アセット管理業務がすぐに始められますとご紹介しました。

ということで、早速スタートです。

良く使うメニューをホーム画面に登録

以下はMedia Managementのログイン後の画面イメージです。ログインユーザ毎に良く使うメニューをホーム画面として設定することができます。例えば、レビュータスクを登録しておき、自分に回ってきたタスク(カタログ校正の確認依頼など)を確認したり、よく利用するフォルダや検索結果を設定したりすることができます。ホーム画面は各ログインユーザが自由に設定変更することができます。

アセットはドラッグ&ドロップでアップロード

アセット登録は非常に簡単です。ホーム画面にあるアップロードフォームに、対象のアセットをドラッグ&ドロップするだけで完了です。

「簡単なのは分かるけど、そもそも大きいデータをアップロードするのに時間がかかるんじゃないの?」と思った方、ご安心ください。Media Managementは、大容量データを高速にセキュアにアップロードする機能(OpenText™ Media Management Accelerated File Transfer テクノロジー)を備えています。実業務をスムーズに回すための気の利いた機能ですね！

アップロードしたアセットにメタを付与

Media Managementは、アセットに対して、メタ(属性)を定義する機能があります。対象のアセットがドキュメントであれば、文書作成者や文書タイトルを、商品イメージであれば、商品名や商品コード(JANコード等)を定義するなど、アセットに合わせてメタを定義できます。

各メタのセットをテンプレートとして定義できる機能もあるので、登録したアセットに対して、テンプレートを選択するだけで、適切なメタが定義できます。メタの定義及びテンプレート定義は、単なるファイルサーバと違うMedia Managementの大きなメリットです。

なお、このメタ定義はDAMのプロジェクトでは肝となります。まずはテンプレートの種類を定義し、各テンプレート毎にメタを定義していきます。

一般的には既存アセットにメタが付与されていない、または整理されていないケースがほとんどかと思います。そのため、一からメタを定義していく必要があり、メタの付与は非常に地味で時間がかかる作業となります。但し、しっかり丁寧に定義すればするほど、メタを利用して欲しいアセットを素早く簡単に見つけることができるようになります。メタの定義によりアセットの検索性が上がるという大きなメリットがありますので頑張りましょう。

アセット同士を紐付けよう

メタ定義に加え、アセット同士を紐付ける「関係」も定義できます。例えば、ある商品に関する商品画像、説明動画、カタログを関係で紐付けておくことで、各アセットから関係するアセットを探し出すことができます。メタ定義同様、単なるファイルサーバには存在しない、Media Management特有の優れた機能です。

セキュリティ設定も万全かつ簡単

登録されたアセットに対するセキュリティ設定も細かく設定できます。ユーザグループ(ユーザの権限の管理単位)毎に、アセットの登録/削除/参照権限などを設定します。

カタログ制作や、動画の制作などは外部委託することが多いと思います。この機能により、必要最低限の情報を外部に公開したり、逆に社内の承認者に対しては更新権限を与えたりと、アセット管理業務で必須となるセキュリティの制御を実現することができます。

前述のメタ定義と同様、セキュリティ定義もDAMプロジェクトでは肝になります。アセット管理業務を定義した上で、各業務のステークホルダー毎に適切なセキュリティを整理する必要があります。

フォルダで登録されているアセットを確認

登録されたアセットはフォルダで確認できます。フォルダは自分のみ閲覧できるマイフォルダと、他者と共有する公開フォルダの両方が定義できます。

様々なアセット検索アプローチ

フォルダに加え、アセットへの様々な検索アプローチがあります。

アセットのメタやアセット自体に含まれているテキストで探し出す「キーワード検索」
キーワード検索で絞り込んだ結果を、更に別のキーワードで絞り込む「絞込みキーワード」
商品カテゴリ(食料品、衣料品、生活雑貨など)や、ファイルタイプ(jpeg、PPT、PDFなど)等、事前に各アセットに設定しておいた検索条件で絞り込む「フィルタ」

ファイルサーバでアセットを保管する大きな課題として、過去に作ったアセットを探し出せないというものがあげられます。Media Managementは漏れなく、かつ、簡単、スピーディーに検索できる仕組みを持っているため、過去の資産を無駄にすることがありません。