明治乳業株式会社様導入事例

グループ会社を含めた文書の一元管理基盤を構築。明治乳業グループ全体として、
迅速な意思疎通と組織力の強化を実現

お客様情報

■ 社名：明治乳業株式会社
■ 本社：東京都江東区新砂1-2-10
■ おもな事業：
牛乳の生産処理及び販売
乳製品・清涼飲料・他食料品の製造及び販売など
■ URL：http://www.meinyu.co.jp

明治乳業株式会社様

乳製品業界のリーディングカンパニーである明治乳業株式会社様（以下、明治乳業様）は、「食の安全・安心」を追求・確立し、強い事業基盤を構築するために、ITによる業務の効率化と情報共有の基盤づくりを推し進めています。その一環として、IBM DB2 Content Managerをコアに、2005年から2007年にかけて順次構築した「公文閲覧システム」は、本社のみならず全国に展開する30数社のグループ会社の文書の一元管理を実現し、明治乳業グループ全体の情報共有による総合力強化に貢献しています。

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背景

業務の効率化を図る紙からデジタルへの転換

明治乳業様では古くから、業務の指示や情報伝達は必ず「公文（こうぶん）」と呼ばれる文書で行うという独自のルールを継承してきました。「メールや電話など対個人のツールでは、見落としや漏れなどのミスが発生します。公文は全社員が必ず目を通す、公式の情報伝達ルートであり、内部統制が企業の最重要課題となった今、その価値が経営層からも再評価されています」と情報システム部システム企画G課長鳥田洋一氏は言います。もともと紙ベースで管理・運用されていた公文は、2000年にLotus Notesによってデジタル化されました。しかし、Lotus Notesのデータベースは事業所単位、年度単位の運用のため、全体を通した検索が難しく、蓄積された情報を十分に活用できないという課題がありました。

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第1次開発

社内の公的文書の一元管理で情報の有効活用を

そこで同社は2005年に、Webブラウザーで文書を閲覧、検索できる「公文閲覧システム」を構築しました。 IBM DB2 Content Managerを使って、PDFファイル化した公文を一元管理するこのシステムは、ユーザーの所属や役職に応じて許可された文書のみが閲覧できるというアクセスコントロールに加え、Lotus Notes ではできなかった「未読・既読による分類」「事業所別」「年度別」という項目で文書を串刺しで検索する機能を提供しました。これにより公文閲覧の利便性を飛躍的に向上しました。また、情報漏えい防止という観点からもアクセス履歴の管理機能を備えました。

公文閲覧システム開発の背景について、情報システム部松永航大郎氏は次のように語ります。「公文は本社各部門が発信する社内文書ですが、せっかく文書管理システムを作るのであれば、将来の展開として、本社だけでなくグループ会社も含めた全社の文書を一元管理し、情報共有の基盤をつくりたいという思いがありました。そうした観点から、堅牢で信頼性の高いミドルウェアであるDB2 Content Managerと、長期的にみてカスタマイズが自在なEXAデジタルライブラリという組み合わせを採用したのです」

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第2次開発

グループ会社への展開で全社共通の情報共有基盤を確立

その言葉どおり、公文閲覧システムが順調に稼働すると、次のステップとして対象をグループ会社全体へ拡張する開発に着手しました。グループ会社向け拡張開発では、既にあるアクセスコントロール機能を継承するとともに、従来までの検索項目に加えて「会社別」という新たな切り口を追加しました。これにより、大量に蓄積された文書からグループ会社に対しても、ユーザーが必要とする文書を迅速に提供できるようになりました。また、文書の作成、承認手続き、発信まで行えるように、EXAデジタルライブラリの文書作成機能とメール通知機能をベースに独自の機能を追加したワークフローシステムを構築しました。さらに、グループ会社向けのユーザー管理画面を新たに作成しました。これにより、ユーザーのメンテナンスが、各社で自由にできるようになりました。「これまではグループ会社のユーザー管理もすべて本社で一括して行っていたので、このシステム化により情報システム部の業務負担もかなり軽減されました」（松永氏）。これらの機能により、2つの効果が得られました。

グループ会社から文書の受発信を可能にしたことで、本社の部門対部門、部門対グループ会社、グループ会社対グループ会社、それぞれの業務指示文書のやり取りが容易になり、迅速な意思疎通が可能になりました。
ユーザーの所属や役職に基づくアクセスコントロールのもと、適切な管理レベルに応じた情報共有が促進されることになり、結果として内部統制や組織力の強化につながりました。

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今後の展望

暗黙知を含むすべての知識の蓄積を視野に

公文閲覧システムは専用のクライアントソフトウェアを必要としないため、環境が異なるグループ各社にも短期間で容易に展開することができました。 2007年3月にサービスインし、現在、本社とグループ会社合わせて5,000名を超えるユーザー数を持つ、 1つのサーバーとしては明治乳業様の中でも最大規模のシステムになっています。「登録文書数も確実に増え、システムの利用度は上がってきています。さらに、例えば棚卸報告のように各関係部署からのフィードバックが必要な文書は、社内のポータルサイトにリンクさせ、ポータル上に直接返答をアップするなど、他のシステムと連携・活用するといった工夫も見られるようになっています」（鳥田氏）。「これで公文、グループ文書の一元管理については、一通り環境は整いました」と松永氏は言います。「これからは、公文以外の文書をいかにシステムに取り込んでいくかが課題です。 DB2 Content Managerはネームドユーザーライセンスのため、いくつでも異なる文書管理システムを展開することが可能です。このソフトウェアを採用したメリットをさらに享受するためには、将来的にどれだけの情報をこのシステムに集約し活用するかにかかっているのです」

明治乳業様では現在、全社を挙げた品質保証活動に取り組んでおり（明治クオリアス）、その実現のためにも、公文閲覧システムという全社の情報伝達・共有の仕組みが大きな役割を担う事が期待されています。最後に、将来の展望について松永氏に思いを語っていただきました。「社内には、その部署や社員個人が蓄積してきた貴重なノウハウや経験があふれています。将来的には、画像や映像も含め、明治乳業のあらゆる知識が自在に引き出せるデータベースとなるよう、文書管理システムを長い目で育てていきたいと思います」